Scherm delen in Teams: zo werkt het

Microsoft Teams is een vergadertool die vergaderen op afstand faciliteert. In coronatijd hebben veel mensen hier dankbaar gebruik van gemaakt, maar wel vaak maar op een oppervlakkige manier. Wist je bijvoorbeeld dat het mogelijk is om via Teams je scherm te delen? Dat is handig, want dan kun je aan de mensen waarmee je aan het vergaderen bent dingen laten zien vanaf je computer, zoals bijvoorbeeld een PowerPointpresentatie of een video. Je scherm delen in Teams is helemaal niet zo ingewikkeld, maar je moet wel even weten hoe het zit. Daarom beantwoorden we in dit artikel de vraag ‘hoe deel je je scherm in Teams?’.

Inhoud delen

Zoek het icoontje van een venster met een pijltje omhoog erin. Dit staat voor de functie ‘inhoud delen’. Tijdens de Teams-vergadering vind je dit icoontje rechts naast de icoontjes van een filmcamera (voor beeld van je webcam) en een microfoon (voor het aan en uitzetten van het streamen van jouw geluid). Rechts naar het icoontje voor ‘inhoud delen’ vind je een rode knop voor ‘verlaten’ waarmee je de vergadering verlaat. Klik dus niet naast het icoontje voor ‘inhoud delen’, want dan kunnen óf andere deelnemers je wel zien maar niet meer horen óf je stapt per abuis uit de vergadering.

Bureaublad delen

Wanneer je op het icoontje voor ‘inhoud delen’ klikt voor je scherm delen via Teams, dan krijg je vervolgens vier verschillende opties voorgeschoteld. De eerste daarvan is ‘bureaublad delen’. Kies je hiervoor, dan deel je je hele scherm met anderen. Alles wat jouw scherm weergeeft, kunnen de andere deelnemers ook zien. Dat betekent dat je geen schermen of tabbladen open moet laten staan die anderen niet aangaan, want ze kunnen alles zien wat jij ook ziet. Voorzichtig mee omspringen dus, tenzij je geen geheimen hebt voor elkaar! Werk je met twee of meer beeldschermen? Dan kun je wel alle vensters die je open wilt laten staan naar één beeldscherm verplaatsen en vervolgens alleen het beeldscherm dat ‘leeg’ is delen om te openen wat je wilt delen. Daarvoor kun je ook de relevante schermen van het extra beeldscherm naar het lege beeldscherm slepen. Zo voorkom je dat er per ongeluk privézaken meeliften.

Één venster delen

Om je bovenstaande risico’s te besparen, kun je de optie ‘bureaublad delen’ overslaan en in plaats daarvan maar één venster delen. Hiervoor kies je de optie ‘venster delen’. Vervolgens kun je kiezen welk scherm te delen in Teams, bijvoorbeeld een scherm in Word of Excel. Je deelt dan alleen dat specifieke venster. Wees je er bewust van dat dit ook inhoudt dat een dialoogvenster of pop-up dan niet wordt getoond aan andere deelnemers van de vergadering. Wil je tussentijds wisselen tussen programma’s of bestanden? Dan moet je het scherm delen in Microsoft Teams stoppen en opnieuw aanzetten om een nieuw venster te selecteren om te delen met de rest.

PowerPoint bestanden delen

Moet je een presentatie houden via Microsoft Teams? Ook dat is mogelijk, zeker als het om een PowerPointpresentatie gaat. Hiervoor kun je bij de opties voor ‘inhoud delen’ kiezen voor PowerPoint-bestanden delen. Als je hiervoor kiest, kun je het bestand dat je wilt delen opzoeken op je computer, maar ook op SharePoint of OneDrive. Deze presentatie wordt vervolgens gestart in Microsoft Teams, zodat anderen hem ook kunnen zien. Kun jij in jouw versie van Teams al kiezen voor ‘aangepaste lay-outs voor vergaderingen’? Dan kun je ook nog je eigen video feed op de voorgrond van de presentatie tonen, zodat men jouw ook nog kan zien terwijl je de slides toelicht.

Whiteboard delen

Wil je interactiever een scherm kunnen delen in Teams, zodat je samen aan een bestand kunt werken tijdens de vergadering? Dan is er nog de vierde optie onder ‘inhoud delen’, en dat is ‘whiteboard delen’. Als je hiervoor kiest, komt er een whiteboard-scherm waar alle deelnemer in real-time samen mee aan de slag kunnen. Bijvoorbeeld door notities of schetsen te maken die voor iedereen in de vergadering zichtbaar zijn. Een handige feature die zo’n online vergadering via Microsoft Teams toch nog een beetje in de buurt brengt van een fysieke brainstormsessie.

Microsoft Teams scherm delen met geluid

Geluid vanaf je computer wordt niet automatisch doorgegeven bij het in MS Teams je scherm delen. Wil je een videobestand afspelen voor iedereen om te zien mét geluid? Of wil je een audiobestand laten horen? Dan moet je na het kiezen voor ‘inhoud delen’ (het eerdergenoemde icoontje van het scherm met een pijltje naar boven erin) de optie ‘computer geluid’ aanzetten. Dat wordt ook het geluid direct gestreamd naar andere deelnemers van de vergadering.

Besturing overgeven

Het is ook mogelijk om tijdens het delen van je scherm de controle over het scherm uit handen te geven aan een andere deelnemer. Dat is handig wanneer jij er niet uitkomt met een bepaald programma waarvan je het beeld wilt delen, maar iemand anders wel weet hoe het moet. Je kunt dan kiezen voor de optie ‘besturing overgeven’, waarna je de deelnemer die controle mag overnemen kunt selecteren om hulp op afstand te ontvangen. Overigens kunnen andere deelnemers ook zelf een verzoek indienen via de optie ‘besturing aanvragen’. Jij kunt dit verzoek vervolgens weigeren of accepteren. In beide gevallen kun je de leiding op ieder gewenst moment weer overnemen.

Delen stoppen

Allicht komt er ook een moment in de vergadering dat je weer wilt stoppen met het delen van je scherm. Open hiervoor je Teams-scherm. Je ziet nu weer die balk met de icoontjes voor webcamvideo, geluid en het verlaten van de vergadering. Het icoontje voor ‘inhoud delen’ is nu een schermpje met een kruisje erin geworden. Als je hier op klikt, dan stop je met het delen van je scherm.

Je scherm delen in Microsoft Teams kan erg handig zijn en is dus helemaal niet zo ingewikkeld. Deze optie maakt vergaderen op afstand nóg een stukje beter, waardoor het aantal momenten waarop men elkaar fysiek moet ontmoeten omlaag kunnen. In de tijd van meer thuiswerken en het verlagen van de CO2-uitstoot is dat een goede zaak.