Carpoolen: hoe zit het met de reiskostenvergoeding?

Carpoolen wordt al vele jaren aangemoedigd in de vorm van carpoolplaatsen waar collega’s elkaar kunnen ontmoeten om samen verder te rijden. De motivatie hierachter is vaak om kosten uit te sparen, hoewel het anno 2022 natuurlijk ook gewoon een duurzame keuze kan zijn om niet met onnodig veel auto’s dezelfde kilometers te gaan maken. Veel werknemers in loondienst krijgen van hun baas een reiskostenvergoeding voor het woon-werkverkeer, al is die niet alle gevallen toereikend om alle kosten volledig te dekken. Maar als je gaat carpoolen met een collega, hoe zit het dan met die kilometervergoeding voor het reizen naar het werk? Maak je daar dan nog aanspraak op? We leggen in dit artikel uit hoe het zit met carpoolen en de reiskostenvergoeding,

Belastingvrije reiskostenvergoeding eigen vervoer

Laten we eerst de normale situatie beschrijven. Wanneer je met eigen vervoer naar je werk reist, kan je werkgever je maximaal 0,19 euro per kilometer vergoeden zonder dat hierover belasting betaald hoeft te worden, zoals bij loon wel het geval is. Deze vergoeding wordt dan dus niet als loon aangemerkt. Het maakt voor deze vergoeding niet uit welk vervoermiddel je gebruikt. Wel kan het zo zijn dat je werkgever pas vanaf een bepaald aantal kilometers een reiskostenvergoeding aanbiedt. Ook kan het zijn dat er een cao van kracht is waar afspraken over de reiskostenvergoeding zijn opgenomen. Het staat de werkgever overigens vrij om meer dan 0,19 euro per kilometer aan reiskostenvergoeding te geven, maar het deel boven de 0,19 euro wordt dan wel als loon aangemerkt. Daardoor moet de werkgever hier loonheffingen over inhouden.

Belastingvrije reiskostenvergoeding openbaar vervoer

Het kan natuurlijk ook zo zijn dat je met het openbaar vervoer naar je werk reist. Ook dan mag de werkgever het aantal gemaakte kilometers vergoeden tot een maximum van 0,19 euro per kilometer. Maar daarnaast heeft de werkgever in dit geval ook de optie niet het aantal gemaakte kilometers, maar de daadwerkelijk gemaakte reiskosten belastingvrij te vergoeden. Die kosten zijn bij het openbaar vervoer immers gemakkelijk inzichtelijk te maken. Ook is dit een manier om reizen met het openbaar vervoer in plaats van de auto te stimuleren. De kans immers aanwezig dat je met de maximale kilometervergoeding bij het naar het werk reizen met de auto niet volledig uit de kosten bent en als werknemer toch een deel zelf betaalt. Helaas is het openbaar vervoer niet voor iedereen een geschikte optie.

Kilometervergoeding bij carpoolen

Maar wat nu als er inderdaad met eigen vervoer gereisd wordt, maar werknemers samen naar het werk reizen? Met andere woorden: hoe zit het met de reiskostenvergoeding bij carpoolen. Maken dan beide werknemers alsnog aanspraak op een kilometervergoeding terwijl ze niet beiden deze kosten maken? In de praktijk mag de werkgever dan in bepaalde gevallen tóch een onbelaste reiskostenvergoeding geven. Daarbij is het wel van belang op wiens initiatief men gaat carpoolen: op verzoek van de werkgever of op eigen initiatief. Het omrijden om een collega op te halen is daarbij ook nog een aandachtspunt. Deze zaken leggen we hieronder nader uit.

Carpoolen op initiatief van de werkgever

Het spreekt voor zich dat degene die bij het carpoolen daadwerkelijk de kosten maakt een onbelaste vergoeding van maximaal 0,19 euro per kilometer mag krijgen van zijn werkgever. Dat wil echter niet zeggen dat ook de kilometers die je eventueel extra maakt om een collega op te halen om samen te kunnen rijden ook zomaar vergoed worden. Dit is enkel belastingvrij mogelijk als de werkgever degene is die het initiatief ertoe genomen heeft dat collega’s samen gaan rijden. Kiest de medewerker hier op eigen initiatief voor, dan maakt hij in principe geen aanspraak op een kilometervergoeding voor de kilometers die hij moet omrijden om zijn collega op te pikken. Enkel de ‘normale’ kilometers van de normale route van het huis van de werknemer naar het werk mogen dan onbelast vergoed worden. Van deze kilometers wordt dan gezegd dat ze een ‘privékarakter’ hebben.

Vergoeding aan meerijders

De vraag is nu natuurlijk nog hoe zit met de ‘meerijder’, oftewel de werknemer die met zijn collega meelift en daardoor zelf geen of minder kosten maakt. Ook hierbij is het van belang wie het initiatief genomen heeft tot het carpoolen: de werkgever of de werknemer zelf. Interessant genoeg werkt het hierbij juist andersom. Als men gaat carpoolen op initiatief van de werkgever, mag aan de meerijder geen onbelaste reiskostenvergoeding worden uitgekeerd door de werkgever. Dat zou ook haaks staan op het idee achter deze manier van georganiseerd carpoolen, want naast dat dit duurzamer is, is dit ook een manier voor de werkgever om kosten te besparen. Nemen medewerkers echter zelf het besluit om te gaan carpoolen, dan mag de werkgever wél een onbelaste vergoeding betalen aan de meerijders ter waarde van het normale aantal kilometers van het huis van de werknemer naar het werk. Dit maakt carpoolen op eigen initiatief interessant voor werknemers: als er om en om gereden wordt, kunnen beide medewerkers geld besparen én duurzamer reizen door met minder auto’s dezelfde kilometers te maken.

Thuiswerken en vergoeding

Wanneer een medewerker ervoor kiest om thuis te gaan werken in plaats van op kantoor, dan kan deze natuurlijk geen aanspraak maken op een reiskostenvergoeding van de werkgever. Je maakt dan immers geen reiskosten om naar je werk te gaan. Wel mag de werkgever hiervoor sinds 1 januari 2022 een thuiswerkvergoeding van twee euro per dag aanbieden. Dit is een vergoeding voor kosten als gevolg van het thuiswerken, zoals het extra gebruik van stroom en gas, maar ook zaken als koffie, thee en toiletpapier.

Er zitten dus een aantal haken en ogen aan de reiskostenvergoeding bij het carpoolen. Van de ene kant kun je beter op eigen initiatief gaan carpoolen, omdat dan ook de meerijder aanspraak kan maken op een kilometervergoeding voor het woon-werkverkeer, ondanks het feit dat die kosten eigenlijk niet gemaakt worden. Maar het omrijden om een collega op te halen wordt dan weer enkel vergoed als het carpoolen op initiatief van de werkgever gebeurt. Lang niet alle werkgevers spannen zich echter in om carpoolen actief te stimuleren.