Thuiswerkvergoeding 2022: alles wat je moet weten

30
0
Share:
Thuiswerkvergoeding 2022: alles wat je moet weten

Als je thuiswerkt of werknemers hebt die thuiswerken, is het van belang om op de hoogte te zijn van de regels rondom het vergoeden daarvan. Is zo’n thuiswerkvergoeding bijvoorbeeld verplicht? En hoeveel vergoeding voor thuiswerken moet je geven? En hoe zit het met de thuiswerkvergoeding en de Belastingdienst, is de thuiswerkvergoeding onbelast of wel belast? Is zo’n thuiswerk vergoeding verplicht? We bespreken het uitgebreid in dit artikel.

Waarom een vergoeding voor thuiswerken geven?

Het is begrijpelijk voor een werkgever om zich af te vragen waarom hij een vergoeding moet aanbieden aan werknemers die willen thuiswerken. Inmiddels is er immers geen dringend thuiswerkadvies meer en is het de persoonlijke keuze van de werknemer. Toch is het zo dat een werknemer die thuiswerkt extra kosten maakt die in een gewone werksituatie het bedrijf of de organisatie ten deel zouden vallen. Denk bijvoorbeeld aan het gebruik van water, gas en elektriciteit onder werktijd, en zaken als toiletpapier, koffie en thee. Het huis moet immers dan ook overdag verwarmd of juist gekoeld worden, men gaat thuis naar de wc in plaats van op het werk en ook de koffie en thee die anders door het bedrijf beschikbaar worden gesteld kosten gewoon geld. Dit soort uitgaven kan een werkgever compenseren door het geven van een vergoeding voor thuiswerken.

Is het geven van een thuiswerkvergoeding verplicht?

Voor zowel de werknemer als de werkgever is het belangrijk om te beseffen dat de werkgever niet verplicht is om thuiswerkende werknemers thuiswerkvergoedingen aan te bieden. Wel kan het zo zijn dat er in de branche een cao van kracht is waarin regels opgenomen staan over het vergoeden van thuiswerken. Zonder die cao staat het de werkgever vrij om hier zelf afspraken over te maken. Dat neemt niet weg dat het geven van een thuiswerkkostenvergoeding getuigt van goed werkgeverschap. Zeker in een tijd waarin bedrijven en organisaties moeten strijden om personeel is het niet onverstandig om te laten zien dat je bereid bent een goede werkgever te zijn.

Regels thuiswerkvergoeding 2022

Regels thuiswerkvergoeding 2022

Sinds 1 januari 2022 mag een werkgever werknemers die thuiswerken een onbelaste thuiswerkvergoeding van maximaal twee euro per dag aanbieden. Deze 2 euro thuiswerkvergoeding zonder belasting mag ook uitbetaald worden als werknemers maar een deel van de dag thuiswerken. Werkgevers en werknemers mogen onderling afspraken maken over een vaste belastingvrije thuiswerkvergoeding op basis van de verwachte thuiswerkdagen per week. Deze vaste thuiswerkvergoeding zorgt ervoor dat men niet per werkdag hoeft bij te houden of de werknemer thuis werkte of op kantoor. Werkt de werknemer een dagje meer of minder thuis, dan hoeft de vaste vergoeding niet direct aangepast te worden. Als er sprake is van een structurele verandering, is dat natuurlijk wél het geval.

Meer over de Belastingdienst en de thuiswerkvergoeding

De werkgever draait zelf op voor het betalen van de thuiswerkvergoeding. Dit bedrag ontvangt de werkgever niet volledig terug van de Belastingdienst. Wel is er het voordeel dat je als werkgever geen loonheffing hoeft te betalen over de thuiswerkvergoeding van maximaal twee euro per dag. Op deze manier wordt het aanbieden aan werknemers van de thuiswerkvergoeding door de rijksoverheid gestimuleerd. Maar wat als je nu een extra goede werkgever wilt zijn en méér dan twee euro per dag wil vergoeden voor thuiswerken? Dan betaal je wel loonheffing over het deel boven de twee euro. Bij de aangifte loonbelasting kun je dit precies aangeven.

Kiezen voor thuiswerkvergoeding óf reiskostenvergoeding

Werknemers die naar het werk komen, krijgen vaak vanaf een bepaalde afstand of reistijd een onbelaste reiskostenvergoeding van maximaal 0,19 euro per kilometer. Deze vergoeding is natuurlijk niet terecht wanneer een werknemer thuiswerkt en dus helemaal geen reiskosten maakt voor het werk. Daarom moet je als werkgever een keuze maken voor welke van deze twee vergoedingen je toepast, beide mag namelijk niet. Op dagen waarop de werknemer de hele dag op de zaak of thuiswerkt is deze keuze natuurlijk eenvoudig gemaakt. Maar als de werknemer een deel van de dag op de zaak werkt en een deel thuis, wordt het natuurlijk ingewikkelder. In dat geval moet één van de twee vergoedingen gekozen worden. In principe is dat aan de werkgever, maar als werkgever kun je natuurlijk ook de werknemers zelf laten kiezen welke vergoeding hij liever ontvangt. Woont hij ver van het werk, dan kan de reiskostenvergoeding immers interessanter zijn.

Inrichting thuiswerkplek vergoeden

De thuiswerkvergoeding is gericht op de ‘doorlopende’ kosten van thuiswerken. Maar het kan natuurlijk ook zo zijn dat er kosten gemaakt moeten worden om een goede thuiswerkplek in te richten. De Arbowet verplicht het werkgevers om voor een gezonde en veilige werkplek te zorgen voor werknemers. Ook thuiswerkplekken vallen onder die verantwoordelijkheid, wat in de praktijk wil zeggen dat je de verantwoordelijkheid hebt om te checken of de thuiswerkplek ergonomisch is ingericht. Het is logisch dat je als werkgever daarbij ook voor de juiste spullen zorgt om ervoor te zorgen dat je werknemers gezond thuis kunnen werken, hoewel het bij incidenteel thuiswerken natuurlijk niet redelijk is om te verwachten dat je hier als werkgever veel kosten voor maakt. Het is goed om te weten dat je niet verplicht bent als werkgever om een vergoeding te geven voor de inrichting van een thuiswerkplek (tenzij de cao zegt van wel), maar dat de meeste van deze kosten onbelast gemaakt kunnen worden binnen de werkkostenregeling (WKR). De kosten voor zaken als een bureaustoel, een computer of een telefoon vallen hierbinnen.

Na de coronajaren 2020 en 2021 hebben veel werknemers de voordelen ervaren van thuiswerken en willen men daar ook gebruik van kunnen blijven maken. Als werkgever mag je dit weigeren als je daar een goed onderbouwde reden voor kunt opvoeren. Wanneer het zo is dat een werknemer structureel thuis gaat werken, is het verstandig een gezamenlijk een thuiswerkovereenkomst af te sluiten. Hierin neem je op op welke dagen je werknemer thuis zal werken en kun je afspraken vastleggen over werktijden, bereikbaarheid en het gebruik van werkmiddelen. Dat kan bijvoorbeeld ook zijn dat de werknemer een door het bedrijf gefinancierde bureaustoel, laptop en telefoon weer moet inleveren als hij uit dienst gaat.