Scherm delen in Zoom: zo werkt het

Net als Microsoft Teams, heeft de vergadertool Zoom menig bedrijf door de coronamaatregelen getrokken. Het maakt op een handige en efficiënte mogelijk om te vergaderen met mensen die zich op verschillende locaties bevinden. Dat is niet alleen handig tijdens corona, maar ook in de toekomst, waarin mensen meer gaan thuiswerken en we als het goed met z’n allen gaan proberen niet onnodig CO2 uit te stoten door bijvoorbeeld met de auto achteraan te sluiten in een file. Nu kun je bij een fysieke vergadering samen op een whiteboard werken of iets laten zien op een scherm. Gelukkig kun je je scherm delen via Zoom. We geven tips voor je via Zoom je scherm delen werkt en wat de opties zijn om tijdens een Zoom meeting je scherm te delen.

Hele scherm delen in Zoom

Om in Zoom je scherm te delen, klik je in de werkbalk van Zoom op ‘Share’. Nu verschijnt het venster ‘Select a window’. Dit bestaat uit drie tabbladen: Basic, Advanced en Files. Zorg dat je op het tabblad Basic staat. Hier kun je selecteren welk scherm je precies wilt delen. Als je twee beeldschermen op je computer aangesloten hebt, kun je kiezen of je een van deze twee schermen wilt delen. Let erop dat bij deze keuze alles wat jij op je scherm ziet voor anderen in de Zoom meeting ook te zien. Dat is niet zo handig als bepaalde zaken gevoelig of privé zijn. Wil je deze toch open kunnen laten staan, dan kun je in het geval van een tweede beeldscherm niet het scherm te delen waarin je deze open hebt staan, maar het andere scherm delen. Vervolgens sleep je de vensters die je wél wilt laten zien naar het scherm dat je wél deelt met anderen in de meeting. Weet je welk scherm je wilt delen met Zoom? Selecteer dan het scherm en druk rechtsonder op ‘Share’.

Eén venster tonen via scherm delen op Zoom

Onder de bovenste rij van type schermen die je kunt delen, vind je alle vensters die je open hebt staan op je computer. Zo kun je ervoor kiezen om alleen één bepaald venster te delen en voorkom je dat anderen dingen te zien krijgen die je niet wilt delen. Op deze manier kun je bijvoorbeeld via Zoom een presentatie delen die je open hebt staan, zoals in PowerPoint. Dit biedt ook de mogelijkheid om bijvoorbeeld een video te delen via Zoom, zodat iedereen die deelneemt aan de meeting er tegelijkertijd naar kijkt. Dit kan echter ook via het tabblad Advanced, waar je er ook voor kunt kiezen om alleen de audio van je computer te delen.

Whiteboard delen

Wil je samen met anderen in de meeting op een scherm kunnen werken, bijvoorbeeld tijdens een brainstormsessie? Dan is het handig dat je in Zoom bij het delen van een scherm ook kunt kiezen voor het delen van een whiteboard. Dit kun je vergelijken met het ‘schoolbord’ waar je tijdens een vergadering aantekeningen op maakt, alleen dan in een digitale versie. Iedereen heeft toegang tot het whiteboard en kan er dus wijzigingen op aan brengen. Zo lijkt een Zoom meeting toch nog een beetje extra op een fysieke vergadering.

Scherm van een iPad of iPhone delen

Misschien ben je wel helemaal niet op een computer aan het vergaderen, maar op een iPad of iPhone. Of je hebt op een van deze apparaten iets staan dat je graag wilt delen met anderen in een Zoom meeting. Om dit te faciliteren, kun je op het tabblad Basic ook kiezen voor het delen van het scherm van een iPad of iPhone. Hiervoor moet eerst een plug-in geïnstalleerd worden, maar dit gebeurt automatisch wanneer je voor deze optie kiest. Werk je wel op een computer en wil je ter aanvulling iets delen vanaf je iPad of iPhone, zorg dan dat dit apparaat met hetzelfde netwerk is verbonden als je computer. Vervolgens moet je op je iPad of iPhone het besturingscentrum openen en op de optie ‘Synchrone weergave’ klikken. Vervolgens moet je je Zoom-alias selecteren om het scherm via Zoom te delen.

Besturing overdragen

Het is ook mogelijk om tijdens het delen van je schermde besturing van een venster aan een andere deelnemer aan de meeting over te dragen. Bijvoorbeeld wanneer je iets door een van de andere deelnemers aan de meeting wilt laten uitleggen, of wanneer je zelf vastloopt in de bediening van een venster en een ander dit kan oplossen. Om de besturing van een scherm te delen klik je in de werkbalk onderaan het scherm op ‘Remote control’. Er open nu een klein menu waar onder andere ‘Give mouse/keyboard control to’ in staat. Daaronder staan de deelnemers aan de meeting. Je kunt hier kiezen aan wie je de besturing wilt overdragen. Deze bestuurt vervolgens de muis en het toetsenbord op jouw scherm. Het overdragen van de besturing is niet mogelijk bij het delen van het scherm van een iPad of iPhone.

Stoppen met scherm delen via Zoom

Wanneer je ervoor kiest om een scherm te delen, komt dat scherm in beeld en wordt het omgeven door een groene rand. Onderaan het scherm staat de werkbalk van Zoom. Daarom bevindt zich een statusbalk die aangeeft dat je je scherm aan het delen bent. Deze kent nog maar één opdracht waar je op kunt klikken, namelijk ‘Stop share’. Daar moet je dus op klikken om het delen van je scherm met anderen in de meeting te beëindigen.

Een buitengewoon handige set mogelijkheden van Zoom dus, en niet eens zo heel ingewikkeld om in de praktijk te brengen. Als je veel gaat thuiswerken, is het dus zeker de moeite waard om dit onder de knie te krijgen, zodat je collega’s goed op de hoogte kunt houden van de vorderingen die jij gemaakt hebt qua werk. Op deze manier kunnen werkvergaderingen dus ook op afstand op een volwaardige manier plaatsvinden, en dat maakt het al een stuk makkelijker om niet meer op kantoor te werken. Ook voor werkgevers die er wellicht niet om staan te springen om mensen thuis te laten werken.